आतिथ्य क्षेत्रातील आर्थिक नेतृत्व: तुम्ही रोलिंग फोरकास्ट का वापरावा – लेखक: डेव्हिड लंड

सतत बदलणारे हवामान अंदाज काही नवीन नाहीत, पण मला हे नमूद करायलाच हवं की बहुतेक हॉटेल्स त्यांचा वापर करत नाहीत, आणि त्यांनी तो करायलाच हवा. हे एक अत्यंत उपयुक्त साधन आहे, जे अक्षरशः सोन्यासारखं मौल्यवान आहे. असं असलं तरी, त्याचं वजन फार नसतं, पण एकदा का तुम्ही त्याचा वापर सुरू केला की ते एक अपरिहार्य साधन बनतं, जे प्रत्येक महिन्यात तुमच्याकडे असायलाच हवं, आणि वर्षाच्या शेवटच्या काही महिन्यांत त्याचा प्रभाव आणि महत्त्व सहसा वाढत जातं. एखाद्या चांगल्या रहस्यकथेच्या कथानकाप्रमाणे, ते अचानक वळण घेऊ शकतं आणि एक अनपेक्षित शेवट घडवू शकतं.

सुरुवातीला, आपण रोलिंग फोरकास्ट कसा तयार करतो हे निश्चित करणे आणि त्याच्या निर्मितीमधील सर्वोत्तम पद्धती स्पष्ट करणे आवश्यक आहे. त्यानंतर, त्याचे निष्कर्ष कसे संप्रेषित करायचे हे आपल्याला समजून घ्यायचे आहे आणि शेवटी, आर्थिक दिशा बदलण्यासाठी आपण त्याचा उपयोग कसा करू शकतो हे पाहायचे आहे, जेणेकरून आपल्याला आपले आकडे गाठण्याची पुन्हा एकदा संधी मिळेल.

सुरुवातीला बजेट असायलाच हवे. बजेटशिवाय आपण सतत बदलणारा अंदाजपत्रक तयार करू शकत नाही. एक तपशीलवार १२ महिन्यांचे हॉटेल बजेट, जे विभागीय व्यवस्थापकांद्वारे तयार केले जाते, वित्तीय प्रमुखाद्वारे एकत्रित केले जाते आणि ब्रँड व मालकांद्वारे मंजूर केले जाते. हे ऐकायला निश्चितच सरळ आणि सोपे वाटते, पण ते अजिबात सोपे नाही. बजेट तयार करायला इतका “अतिशय जास्त वेळ” का लागतो, यावरचा एक साईडबार ब्लॉग येथे वाचा.

एकदा बजेट मंजूर झाले की ते कायमचे निश्चित होते आणि त्यात आणखी बदल करण्याची परवानगी नसते. ते कायमस्वरूपी तसेच राहते, जणू काही फार पूर्वीच्या विस्मृत हिमयुगातील लोकरधारी महाकाय हत्तीप्रमाणे, ते कधीही बदलणार नाही. हीच भूमिका रोलिंग फोरकास्टची असते. एकदा नवीन वर्ष सुरू झाले की किंवा तुमच्या ब्रँडच्या वेळापत्रकानुसार डिसेंबरच्या अगदी शेवटी, तुम्हाला जानेवारी, फेब्रुवारी आणि मार्च महिन्यांचा अंदाज वर्तवावा लागतो.

३०, ६० आणि ९० दिवसांच्या अंदाजाचा आधार निश्चितपणे बजेटच असतो, पण आता ऑगस्ट/सप्टेंबरमध्ये बजेट लिहिताना जेवढी परिस्थिती दिसत होती, त्यापेक्षा आता आपल्यासमोरचे चित्र अधिक स्पष्टपणे दिसत आहे. आता आपल्याला उपलब्ध असलेल्या खोल्या, कामाचा वेग, गट दिसत आहेत आणि बजेटला तुलनेसाठी ठेवून प्रत्येक महिन्याचा शक्य तितका अचूक अंदाज वर्तवणे हे आपले काम आहे. अर्थपूर्ण तुलनेसाठी आपण गेल्या वर्षीच्या याच महिन्यांशीही ताळमेळ साधतो.

रोलिंग फोरकास्टचा वापर कसा केला जातो याचे हे एक उदाहरण आहे. समजा, आपण जानेवारीसाठी $150, फेब्रुवारीसाठी $140 आणि मार्चसाठी $165 चे बजेट ठेवले होते. नवीनतम फोरकास्टनुसार आपण अंदाजाच्या काहीसे जवळ पोहोचत आहोत, पण मागे पडत आहोत. जानेवारीमध्ये REVPAR $130, फेब्रुवारीमध्ये $125 आणि मार्चमध्ये $170. बजेटच्या तुलनेत ही एक संमिश्र स्थिती आहे, पण हे स्पष्ट आहे की आपण गतीच्या बाबतीत मागे आहोत आणि महसुलाचे चित्रही फारसे चांगले नाही. तर, आता आपण काय करायचे?

आता आपण दिशा बदलत आहोत आणि खेळाचे लक्ष महसुलावरून GOP (रिपब्लिक ओपिनियन पॉईंट) कडे वळत आहे. अंदाजपत्रकाच्या तुलनेत महसुलात होणाऱ्या अंदाजित घटीच्या पार्श्वभूमीवर, पहिल्या तिमाहीतील नफ्याचे संभाव्य नुकसान कमी करण्यासाठी आपण काय करू शकतो? पहिल्या तिमाहीतील वेतन आणि खर्चाच्या बाबतीत आपण आपल्या कामकाजात अशा कोणत्या गोष्टी पुढे ढकलू शकतो, विलंब करू शकतो, कमी करू शकतो किंवा पूर्णपणे काढून टाकू शकतो, ज्यामुळे रुग्णाची अवस्था बिकट न होता होणारे नुकसान कमी करण्यास मदत होईल? शेवटचा भाग अत्यंत महत्त्वाचा आहे. बुडणारे जहाज आपल्या तोंडावर न फुटता आपण त्यातून नेमके काय बाहेर काढू शकतो, हे आपल्याला तपशीलवारपणे जाणून घेणे आवश्यक आहे.

हेच चित्र आपल्याला तयार करायचे आहे आणि सांभाळायचे आहे. बजेटमध्ये नियोजन केल्याप्रमाणे महसूल मिळत नसतानाही, निव्वळ नफ्याच्या बाबतीत आपण शक्य तितके संतुलन कसे राखू शकतो? आम्ही दर महिन्याला आमच्या खर्चाचा मागोवा घेतो आणि त्यात शक्य तितके बदल करतो. या परिस्थितीत, आम्हाला फक्त पहिल्या तिमाहीनंतर आमची स्थिती बऱ्यापैकी चांगली ठेवायची आहे. यालाच 'रोलिंग फोरकास्ट' म्हणतात.

प्रत्येक महिन्यात आम्ही पुढील ३०, ६० आणि ९० दिवसांचे चित्र अद्ययावत करतो आणि त्याच वेळी, आम्ही "प्रत्यक्ष महिन्यांची" माहिती भरतो, जेणेकरून अंतिम ध्येय – वर्षाअखेरीस अर्थसंकल्पीय जीओपी (GOP) – गाठण्यासाठी आमच्याकडे क्षितिजापलीकडील सतत वाढणारा दृष्टिकोन राहील.

चला, आपण एप्रिलच्या अंदाजाला आपले पुढचे उदाहरण म्हणून घेऊया. आता आपल्याकडे जानेवारी, फेब्रुवारी आणि मार्च महिन्यांची प्रत्यक्ष आकडेवारी आहे! आता मला मार्चपर्यंतची वर्ष-आजपर्यंतची आकडेवारी दिसत आहे आणि आपण महसूल व एकूण नफ्याच्या (GOP) बाबतीत अंदाजपत्रकापेक्षा मागे आहोत, शिवाय पुढील ३ महिन्यांचा नवीनतम अंदाज आणि शेवटी शेवटच्या ६ महिन्यांची अंदाजपत्रकीय आकडेवारीही आहे. या सगळ्यात माझे लक्ष अंतिम ध्येयावर आहे – वर्षाअखेर. एप्रिल आणि मे महिन्यांचा अंदाज चांगला आहे, पण जूनचा अंदाज कमकुवत आहे, आणि उन्हाळा अजून खूप दूर असल्याने फार उत्साही होण्यासारखे काही नाही. मी एप्रिल आणि मे महिन्यांसाठीची माझी नवीनतम अंदाजित आकडेवारी घेतो आणि पाहतो की पहिल्या तिमाहीतील (Q1) काही कमतरता मी कुठे भरून काढू शकेन. माझे लक्ष जून महिन्यावरही आहे, की आपण काय बंद करून त्याचा आकार योग्य करू शकतो, जेणेकरून आपण वर्षाच्या पहिल्या सहामाहीत अंदाजपत्रकीय एकूण नफ्याच्या (GOP) बरोबरीने किंवा अगदी जवळ पोहोचू शकू.

प्रत्येक महिन्यात आम्ही पुढच्या महिन्याची पाहणी करतो आणि आमचा अंदाज लिहितो. वर्षभर आम्ही हीच प्रक्रिया अवलंबतो.

चला, आपण आपले पुढचे उदाहरण म्हणून सप्टेंबर महिन्याचा अंदाज घेऊया. माझ्याकडे आता ऑगस्ट महिन्याचे वर्ष-आजपर्यंतचे (YTD) निकाल आहेत आणि सप्टेंबर महिन्यासाठीचे चित्र भक्कम आहे, पण ऑक्टोबर आणि विशेषतः नोव्हेंबर महिने खूपच मागे आहेत, खासकरून समूहाच्या गतीनुसार. इथेच मला सर्वांना एकत्र आणायचे आहे. ३१ ऑगस्टपर्यंतचा आपला एकूण खर्च (GOP) आणि अंदाजपत्रक (budget) यांचा ताळमेळ अगदी जवळचा आहे. वर्षाच्या शेवटच्या ४ महिन्यांत मला हा खेळ गमावायचा नाही. मी माझ्या विक्री आणि महसूल व्यवस्थापन टीमच्या मदतीने सर्वतोपरी प्रयत्न करतो. समूहाचे हे निराशाजनक चित्र भरून काढण्यासाठी आपल्याला बाजारात विशेष सवलती (specials) आणण्याची गरज आहे. आपले अल्पकालीन लक्ष योग्य दिशेने केंद्रित आहे याची खात्री करणे आवश्यक आहे. महसूल वाढवण्यासाठी आणि खर्च कमी करण्यासाठी आपण काय करू शकतो?

हे काही रॉकेट सायन्स नाही, पण आम्ही बजेटचे व्यवस्थापन असेच करतो. वर्षाअखेरीस अंदाजपत्रकात ठरवलेल्या एकूण महसुलाच्या शक्य तितके जवळ राहण्यासाठी आम्ही 'रोलिंग फोरकास्ट'चा वापर करतो. जेव्हा आम्ही मागे असतो, तेव्हा आम्ही खर्च व्यवस्थापन आणि महसुलाच्या कल्पनांवर अधिक भर देतो. जेव्हा आम्ही पुढे असतो, तेव्हा आम्ही 'फ्लो थ्रू' (संचार प्रवाह) जास्तीत जास्त वाढवण्यावर लक्ष केंद्रित करतो.

डिसेंबरच्या अंदाजापर्यंत प्रत्येक महिन्यात, आम्ही आमच्या रोलिंग फोरकास्ट आणि बजेटसोबत तीच प्रक्रिया पार पाडतो. अशाप्रकारेच आम्ही प्रभावीपणे व्यवस्थापन करतो. आणि हो, आम्ही कधीही हार मानत नाही. काही महिने वाईट गेले म्हणजे पुढे एक चांगला महिना नक्कीच येणार असतो. मी नेहमीच म्हणतो, “बजेटचे व्यवस्थापन करणे म्हणजे बेसबॉल खेळण्यासारखे आहे.”

वर्षाअखेरीस कमी आश्वासन देऊन अपेक्षेपेक्षा जास्त चांगले परिणाम कसे मिळवावेत आणि त्याच वेळी आपले घर कसे भरावे, यावर आधारित “स्मोक अँड मिरर्स” नावाचा एक आगामी लेख नक्की वाचा.

हॉटेल फायनान्शियल कोचमध्ये मी हॉटेलमधील नेते आणि संघांना आर्थिक नेतृत्व प्रशिक्षण, वेबिनार आणि कार्यशाळांच्या माध्यमातून मदत करतो. आवश्यक आर्थिक नेतृत्व कौशल्ये शिकणे आणि त्यांचा वापर करणे हा अधिक व्यावसायिक यश आणि वाढत्या वैयक्तिक समृद्धीचा जलद मार्ग आहे. मी गुंतवणुकीवर सिद्ध परतावा देऊन वैयक्तिक आणि सांघिक परिणामांमध्ये लक्षणीय सुधारणा करतो.

आपल्या हॉटेलमध्ये आर्थिकदृष्ट्या जागरूक नेतृत्व संघ कसा तयार करता येईल, यावर विनामूल्य चर्चेसाठी आजच फोन करा किंवा पत्र लिहा.